Avis de confidentialité
Candidater pour étudier à l'étranger suppose de nous confier des informations personnelles. Le présent avis explique, clairement et complètement, ce que PolyGrants collecte, pourquoi, qui le reçoit, où cela est conservé, combien de temps cela l'est, et les droits dont vous disposez.
Qui est responsable de vos données
PolyGrants Ltd, société à responsabilité limitée constituée en Angleterre et au Pays de Galles sous le numéro d'entreprise 16951447, dont le siège social est situé 128 City Road, London, EC1V 2NX, Royaume-Uni, est le responsable du traitement pour les traitements décrits dans le présent avis: elle décide pourquoi et comment vos données personnelles sont utilisées.
Pour toute question ou demande relative à la confidentialité, écrivez à , utilisez la page de contact, ou envoyez un courrier au siège social. Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données formel; le contact confidentialité ci-dessus traite chaque demande.
Une fois votre Candidature transmise à un établissement, celui-ci la traite selon ses propres règles et devient responsable de son propre usage de vos données. Les bureaux partenaires et les prestataires agissent sur instruction de PolyGrants.
Les données que nous collectons
Tout ce que nous détenons provient de vous, de votre utilisation du Service, ou des établissements qui répondent à votre Candidature:
- Identité et contact: civilité, noms, genre, date de naissance, nationalité, langue préférée, email, numéro de téléphone ou WhatsApp, et votre moyen de contact choisi.
- Compte et sécurité: votre mot de passe (conservé uniquement sous forme protégée), les codes de vérification, l'activité de connexion et les journaux de sécurité.
- Contenu de la Candidature: parcours scolaire, diplômes, niveaux de langue, objectifs d'études, contexte familial et financier (sous forme des fourchettes que vous sélectionnez), réalisations, et les réponses que vous donnez.
- Documents: pièce d'identité ou passeport, diplômes, relevés de notes, CV, lettre de motivation, photo, certificats, lettres de recommandation et, pour les candidats âgés de 16 ou 17 ans, le consentement parental signé.
- Données du tuteur (candidats âgés de 16 ou 17 ans): nom, signature et coordonnées du tuteur, utilisés pour le consentement et pour la responsabilité solidaire relative aux frais décrite dans les Conditions d'utilisation.
- Communications: vos messages avec les conseillers dans le Service et, si vous choisissez WhatsApp, les messages qui y sont échangés.
- Paiements: montants, dates, canal utilisé et reçus. Nous ne collectons jamais de numéros de carte; les paiements passent uniquement par les canaux affichés dans votre compte.
- Enregistrements des consentements: les déclarations et consentements horodatés que vous donnez à l'inscription, à l'envoi et à l'acceptation, ainsi que les versions des textes qui vous ont été affichés.
Données de santé et autres données sensibles
Nous ne demandons pas de données de santé ni d'autres données sensibles dans le cadre d'une Candidature normale. Rarement, un pays de destination ou un établissement exige un élément précis au stade du visa ou de l'inscription, par exemple un certificat médical. Dans ce cas, nous vous disons exactement ce qui est exigé et pourquoi, nous ne le traitons qu'avec votre consentement explicite et uniquement pour cette exigence, et nous le supprimons lorsqu'il n'est plus nécessaire. Vous pouvez refuser; nous vous expliquons alors ce que le refus implique pour l'exigence concernée.
Pourquoi nous utilisons vos données, et sur quelle base légale
- Pour faire fonctionner votre compte et fournir le Service auquel vous avez souscrit, y compris la mise en correspondance, la préparation et l'envoi de votre Candidature, la délivrance des réponses et l'accompagnement après acceptation: exécution de notre contrat avec vous.
- Pour vérifier l'identité et les documents, prévenir la fraude et assurer la sécurité de la plateforme: notre intérêt légitime à un service honnête et sûr et, dans certains cas, une obligation légale.
- Pour conserver les enregistrements comptables, fiscaux, de consentement et de litige: obligation légale, et notre intérêt légitime à constater et à défendre des droits en justice.
- Pour vous envoyer des informations facultatives sur les bourses, les dates limites et le Service: votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.
- Pour améliorer le Service: notre intérêt légitime, en utilisant dans la mesure du possible des informations agrégées ou anonymisées.
Décisions automatisées
La mise en correspondance des profils est assistée par logiciel, mais chaque décision qui compte pour vous fait intervenir un être humain: des conseillers et du personnel examinent les dossiers, les établissements décident des admissions et des attributions, et chaque résultat est publié dans votre compte par une personne. La vérification d'éligibilité proposée sur le site est un outil d'orientation, pas une décision. Aucune décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon comparable n'est prise exclusivement par des moyens automatisés.
Transferts internationaux
Vos données sont conservées au Royaume-Uni. Lorsque votre Candidature est présentée à des établissements dans des pays de destination, vos données voyagent vers ces pays: ce transfert est nécessaire à l'exécution de notre contrat avec vous, car c'est exactement ce que vous nous avez demandé de faire. Les lois de protection des données des pays de destination peuvent différer du droit du Royaume-Uni; nous n'envoyons que ce que chaque candidature exige.
Nos propres prestataires traitent les données dans le cadre de contrats intégrant des garanties reconnues par le droit du Royaume-Uni.
Nous ne vendons jamais vos données personnelles, et nous ne les partageons jamais avec des régies publicitaires.
Combien de temps nous conservons les données
- Enregistrements de contrat, de consentement, de paiement, de réclamation et de résultat: 6 ans après la fermeture de votre compte, période pendant laquelle des droits en justice peuvent naître et être défendus.
- Documents de candidature et messages: supprimés ou anonymisés dans les 12 mois suivant la fermeture de votre compte.
- Inscriptions jamais vérifiées ou jamais finalisées: supprimées dans les 6 mois.
- Sauvegardes: chiffrées et remplacées automatiquement selon un calendrier fixe.
Vos droits
En vertu du droit de la protection des données, vous pouvez:
- Accéder aux données personnelles que nous détenons sur vous.
- Corriger des données inexactes ou incomplètes.
- Demander la suppression des données que nous n'avons plus besoin de conserver.
- Limiter certains traitements ou vous y opposer.
- Recevoir une copie portable des données que vous avez fournies.
- Retirer un consentement à tout moment, sans affecter ce qui a été licitement fait auparavant.
Comment les exercer
Écrivez à ou utilisez la page de contact. Nous vérifions d'abord votre identité, afin que personne d'autre ne puisse utiliser vos droits contre vous, et nous répondons dans un délai d'un mois; pour les demandes complexes, la loi accorde deux mois supplémentaires, et nous vous prévenons si nous en avons besoin. L'exercice de vos droits est gratuit.
Vous pouvez également, à tout moment, adresser une réclamation à l'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorité de protection des données du Royaume-Uni, ainsi qu'à l'autorité de protection des données de votre propre pays.
Informations facultatives
À l'inscription, vous choisissez si PolyGrants peut vous envoyer des informations utiles sur les bourses, les dates limites et le Service, par votre moyen de contact choisi. C'est facultatif, cela ne conditionne jamais votre Candidature, et vous pouvez y mettre fin à tout moment dans vos paramètres ou en le disant au support. Les messages de service concernant votre propre dossier (résultats, demandes, sécurité) ne sont pas de la prospection et continuent tant que votre compte existe.
Candidats de moins de 18 ans
Le Service n'est pas accessible avant 16 ans. Les candidats âgés de 16 ou 17 ans ont besoin du consentement d'un parent ou tuteur légal, dont la confirmation est également requise pour accepter une offre. Les tuteurs disposent des mêmes droits sur les données que les candidats, pour les données qui les concernent.
Comment nous protégeons les données
Le chiffrement en transit, des contrôles d'accès stricts, la journalisation des actions sensibles et le principe du moindre privilège protègent vos données. Le personnel et les bureaux partenaires n'accèdent qu'à ce que leur rôle exige. Aucun système n'est parfaitement sûr; si une violation devait vous exposer à un risque, nous vous en informerions, ainsi que les autorités compétentes, comme la loi l'exige.
Modifications du présent avis
Nous mettons à jour le présent avis lorsque nos traitements changent, et la date figurant en haut indique toujours la dernière version. Les modifications substantielles sont annoncées par le Service avant leur application.
Contact
, la page de contact, ou PolyGrants Ltd, 128 City Road, London, EC1V 2NX, Royaume-Uni.