Pemberitahuan Privasi
Mendaftar untuk kuliah di luar negeri berarti memercayakan informasi pribadi kepada kami. Pemberitahuan ini menjelaskan, secara gamblang dan lengkap, apa yang dikumpulkan PolyGrants, untuk apa, siapa yang menerimanya, di mana data itu disimpan, berapa lama disimpan, dan hak apa saja yang Anda miliki atasnya.
Siapa yang bertanggung jawab atas data Anda
PolyGrants Ltd, sebuah perseroan terbatas swasta yang didirikan di Inggris dan Wales dengan Nomor Perusahaan 16951447, berkantor terdaftar di 128 City Road, London, EC1V 2NX, Britania Raya, adalah pengendali data untuk pengolahan yang dijelaskan dalam pemberitahuan ini: perusahaan itulah yang menentukan mengapa dan bagaimana data pribadi Anda dipakai.
Untuk pertanyaan dan permintaan tentang privasi, tulislah ke , gunakan halaman Kontak, atau kirimkan surat ke kantor terdaftar. Kami belum menunjuk Petugas Perlindungan Data secara resmi; kontak privasi di atas menangani setiap permintaan.
Setelah Pengajuan Anda dikirimkan ke sebuah institusi, institusi itu mengolahnya menurut aturannya sendiri dan menjadi bertanggung jawab atas penggunaan data Anda olehnya. Kantor mitra dan penyedia jasa bertindak atas instruksi PolyGrants.
Data yang kami kumpulkan
Semua yang kami miliki berasal dari Anda, dari penggunaan Layanan oleh Anda, atau dari institusi yang menjawab Pengajuan Anda:
- Identitas dan kontak: sapaan, nama, jenis kelamin, tanggal lahir, kewarganegaraan, bahasa pilihan, email, nomor telepon atau WhatsApp, dan cara kontak yang Anda pilih.
- Akun dan keamanan: kata sandi Anda (disimpan hanya dalam bentuk terlindungi), kode verifikasi, aktivitas masuk, dan catatan keamanan.
- Isi Pengajuan: riwayat pendidikan, kualifikasi, tingkat kemampuan bahasa, tujuan studi, latar keluarga dan keuangan (berupa rentang yang Anda pilih), prestasi, serta jawaban yang Anda berikan.
- Dokumen: dokumen identitas atau paspor, ijazah, transkrip nilai, CV, surat motivasi, foto, sertifikat, surat rekomendasi, dan, untuk pendaftar berusia 16 atau 17 tahun, persetujuan wali yang sudah ditandatangani.
- Data wali (pendaftar berusia 16 atau 17 tahun): nama, tanda tangan, dan data kontak wali, dipakai untuk persetujuan dan untuk tanggung jawab bersama atas biaya yang dijelaskan dalam Ketentuan Layanan.
- Komunikasi: pesan Anda dengan penasihat di dalam Layanan dan, jika Anda memilih WhatsApp, pesan yang dipertukarkan di sana.
- Pembayaran: jumlah, tanggal, saluran yang dipakai, dan tanda terima. Kami tidak pernah mengumpulkan nomor kartu; pembayaran hanya berjalan melalui saluran yang ditampilkan di akun Anda.
- Catatan persetujuan: pernyataan dan persetujuan bertanda waktu yang Anda berikan saat pendaftaran akun, saat pengiriman, dan saat penerimaan, beserta versi teks yang ditampilkan kepada Anda.
Data kesehatan dan data sensitif lainnya
Kami tidak meminta data kesehatan atau data kategori khusus lainnya sebagai bagian dari Pengajuan yang biasa. Sesekali, sebuah negara tujuan atau institusi mensyaratkan hal tertentu pada tahap visa atau daftar ulang, misalnya surat keterangan sehat. Dalam hal itu kami memberi tahu Anda secara persis apa yang diperlukan dan mengapa, kami mengolahnya hanya dengan persetujuan tegas Anda dan hanya untuk keperluan itu, dan kami menghapusnya ketika tidak lagi diperlukan. Anda boleh menolak; kami kemudian menjelaskan apa arti penolakan itu bagi persyaratan yang bersangkutan.
Mengapa kami memakai data Anda, dan atas dasar hukum apa
- Untuk mengoperasikan akun Anda dan menyediakan Layanan yang Anda daftarkan, termasuk mencocokkan, menyiapkan, dan mengirimkan Pengajuan Anda, menyampaikan tanggapan, dan memberikan dukungan pasca-penerimaan: pelaksanaan kontrak kami dengan Anda.
- Untuk memverifikasi identitas dan dokumen, mencegah kecurangan, dan menjaga keamanan platform: kepentingan sah kami atas layanan yang jujur dan aman serta, dalam beberapa hal, kewajiban hukum.
- Untuk menyimpan catatan akuntansi, perpajakan, persetujuan, dan sengketa: kewajiban hukum, serta kepentingan sah kami dalam menetapkan dan membela tuntutan hukum.
- Untuk mengirimi Anda kabar opsional tentang beasiswa, tenggat, dan Layanan: persetujuan Anda, yang dapat Anda tarik kapan saja.
- Untuk memperbaiki Layanan: kepentingan sah kami, dengan memakai informasi agregat atau tanpa identitas sedapat mungkin.
Pengambilan keputusan otomatis
Pencocokan profil dibantu perangkat lunak, tetapi setiap keputusan yang penting bagi Anda melibatkan manusia: penasihat dan staf meninjau berkas, institusi memutuskan penerimaan dan pemberian beasiswa, dan setiap hasil diterbitkan ke akun Anda oleh seseorang. Pemeriksaan kelayakan di situs adalah alat bantu arahan, bukan keputusan. Tidak ada keputusan yang menimbulkan akibat hukum atau akibat serupa yang signifikan terhadap Anda yang diambil semata-mata dengan cara otomatis.
Transfer internasional
Data Anda disimpan di Britania Raya. Ketika Pengajuan Anda disampaikan kepada institusi di negara tujuan, data Anda berpindah ke negara-negara tersebut: transfer itu diperlukan untuk melaksanakan kontrak kami dengan Anda, karena persis itulah yang Anda minta kami lakukan. Hukum perlindungan data di negara tujuan dapat berbeda dari hukum Britania Raya; kami hanya mengirimkan apa yang diperlukan oleh masing-masing pengajuan.
Penyedia jasa kami sendiri mengolah data berdasarkan kontrak yang memuat pengamanan yang diakui oleh hukum Britania Raya.
Kami tidak pernah menjual data pribadi Anda, dan tidak pernah membagikannya kepada jaringan periklanan.
Berapa lama kami menyimpan data
- Catatan kontrak, persetujuan, pembayaran, keluhan, dan hasil: 6 tahun setelah akun Anda ditutup, yaitu jangka waktu ketika tuntutan hukum dapat timbul dan dibela.
- Dokumen dan pesan Pengajuan: dihapus atau dianonimkan dalam 12 bulan setelah akun Anda ditutup.
- Pendaftaran akun yang tidak pernah diverifikasi atau tidak pernah dituntaskan: dihapus dalam 6 bulan.
- Cadangan data: dienkripsi dan digantikan secara otomatis menurut jadwal yang tetap.
Hak Anda
Berdasarkan hukum perlindungan data, Anda dapat:
- Mengakses data pribadi yang kami simpan tentang Anda.
- Mengoreksi data yang tidak akurat atau tidak lengkap.
- Meminta penghapusan data yang tidak lagi perlu kami simpan.
- Membatasi atau menolak pengolahan tertentu.
- Menerima salinan data yang Anda berikan dalam bentuk yang dapat dipindahkan.
- Menarik persetujuan apa pun kapan saja, tanpa memengaruhi apa yang sudah dilakukan secara sah sebelumnya.
Cara menggunakan hak tersebut
Tulislah ke atau gunakan halaman Kontak. Kami memverifikasi identitas Anda lebih dahulu, supaya tidak ada orang lain yang dapat memakai hak Anda untuk merugikan Anda, dan kami menjawab dalam satu bulan; untuk permintaan yang rumit hukum mengizinkan tambahan dua bulan, dan kami memberi tahu Anda jika kami memerlukannya. Menggunakan hak Anda tidak dipungut biaya.
Anda juga dapat mengadu kapan saja kepada Information Commissioner's Office (ICO, otoritas perlindungan data Britania Raya), dan kepada otoritas perlindungan data di negara Anda sendiri.
Kabar opsional
Saat pendaftaran akun, Anda memilih apakah PolyGrants boleh mengirimi Anda kabar berguna tentang beasiswa, tenggat, dan Layanan, melalui cara kontak yang Anda pilih. Hal ini bersifat opsional, tidak pernah menjadi syarat bagi Pengajuan Anda, dan dapat Anda hentikan kapan saja di pengaturan Anda atau dengan memberi tahu dukungan. Pesan layanan tentang berkas Anda sendiri (hasil, permintaan, keamanan) bukan pemasaran dan tetap berlanjut selama akun Anda ada.
Pendaftar di bawah 18 tahun
Layanan tidak tersedia bagi yang berusia di bawah 16 tahun. Pendaftar berusia 16 atau 17 tahun memerlukan persetujuan orang tua atau wali sah, yang konfirmasinya juga diperlukan untuk menerima sebuah tawaran. Wali memiliki hak atas data yang sama seperti pendaftar untuk data yang berkaitan dengan mereka.
Cara kami melindungi data
Enkripsi saat pengiriman, kontrol akses yang ketat, pencatatan audit atas tindakan yang sensitif, dan prinsip hak akses seminimal mungkin melindungi data Anda. Staf dan kantor mitra hanya mengakses apa yang diperlukan oleh perannya. Tidak ada sistem yang sepenuhnya aman; jika suatu pelanggaran data pernah menempatkan Anda dalam risiko, kami akan memberi tahu Anda dan otoritas yang berwenang sebagaimana diharuskan oleh hukum.
Perubahan atas pemberitahuan ini
Kami memperbarui pemberitahuan ini ketika cara pengolahan kami berubah, dan tanggal di bagian atas selalu menunjukkan versi terbaru. Perubahan yang material diumumkan melalui Layanan sebelum berlaku.
Kontak
, halaman Kontak, atau PolyGrants Ltd, 128 City Road, London, EC1V 2NX, Britania Raya.