গোপনীয়তা বিজ্ঞপ্তি
বিদেশে পড়ার জন্য আবেদন করার মানে আমাদের কাছে ব্যক্তিগত তথ্যের ভার তুলে দেওয়া। এই বিজ্ঞপ্তি পরিষ্কার ও সম্পূর্ণভাবে ব্যাখ্যা করে PolyGrants কী সংগ্রহ করে, কেন করে, কারা তা পায়, কোথায় তা রাখা হয়, কতদিন রাখা হয়, এবং তার উপর আপনার কী কী অধিকার আছে।
আপনার তথ্যের জন্য কে দায়ী
PolyGrants Ltd, ইংল্যান্ড ও ওয়েলসে Company Number 16951447 এর অধীনে নিবন্ধিত একটি প্রাইভেট লিমিটেড কোম্পানি, যার নিবন্ধিত কার্যালয় 128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom, এই বিজ্ঞপ্তিতে বর্ণিত প্রক্রিয়াকরণের জন্য ডেটা কন্ট্রোলার: কেন এবং কীভাবে আপনার ব্যক্তিগত তথ্য ব্যবহার হবে তা এটিই ঠিক করে।
গোপনীয়তা সংক্রান্ত প্রশ্ন ও অনুরোধের জন্য ঠিকানায় লিখুন, যোগাযোগ পাতা ব্যবহার করুন, অথবা নিবন্ধিত কার্যালয়ে চিঠি পাঠান। আমরা আনুষ্ঠানিক কোনো ডেটা প্রোটেকশন অফিসার নিয়োগ করিনি; উপরের গোপনীয়তা যোগাযোগই প্রতিটি অনুরোধ দেখে।
আপনার আবেদন কোনো প্রতিষ্ঠানের কাছে জমা হয়ে গেলে সেই প্রতিষ্ঠান নিজের নিয়ম অনুযায়ী তা প্রক্রিয়া করে এবং আপনার তথ্যের নিজস্ব ব্যবহারের জন্য দায়ী হয়। পার্টনার অফিস ও সেবাদাতারা PolyGrants এর নির্দেশে কাজ করে।
আমরা যেসব তথ্য সংগ্রহ করি
আমাদের কাছে থাকা সবকিছুই আসে আপনার কাছ থেকে, সেবার আপনার ব্যবহার থেকে, কিংবা আপনার আবেদনের উত্তর দেওয়া প্রতিষ্ঠানগুলোর কাছ থেকে:
- পরিচয় ও যোগাযোগ: সম্বোধন, নাম, লিঙ্গ, জন্মতারিখ, জাতীয়তা, পছন্দের ভাষা, ইমেইল, ফোন বা WhatsApp নম্বর, এবং আপনার বেছে নেওয়া যোগাযোগ মাধ্যম।
- অ্যাকাউন্ট ও নিরাপত্তা: আপনার পাসওয়ার্ড (কেবল সুরক্ষিত রূপে সংরক্ষিত), যাচাই কোড, সাইন ইনের কার্যক্রম ও নিরাপত্তা লগ।
- আবেদনের বিষয়বস্তু: শিক্ষাগত ইতিহাস, যোগ্যতা, ভাষার স্তর, পড়াশোনার লক্ষ্য, পারিবারিক ও আর্থিক প্রেক্ষাপট (আপনি যে পরিসরগুলো বেছে নেন), অর্জন এবং আপনার দেওয়া উত্তরগুলো।
- ডকুমেন্ট: পরিচয়পত্র বা পাসপোর্ট, সনদ, ট্রান্সক্রিপ্ট, সিভি, উদ্দেশ্যপত্র, ছবি, সার্টিফিকেট, সুপারিশপত্র এবং 16 বা 17 বছর বয়সী আবেদনকারীদের ক্ষেত্রে স্বাক্ষরিত অভিভাবকের সম্মতিপত্র।
- অভিভাবকের তথ্য (16 বা 17 বছর বয়সী আবেদনকারী): অভিভাবকের নাম, স্বাক্ষর ও যোগাযোগের তথ্য, যা সম্মতির জন্য এবং সেবার শর্তাবলি তে বর্ণিত যৌথ ফি দায়িত্বের জন্য ব্যবহার হয়।
- যোগাযোগ: সেবার ভেতরে পরামর্শদাতাদের সঙ্গে আপনার বার্তা এবং আপনি WhatsApp বেছে নিলে সেখানে বিনিময় হওয়া বার্তাগুলো।
- পেমেন্ট: পরিমাণ, তারিখ, ব্যবহৃত চ্যানেল ও রসিদ। আমরা কখনো কার্ড নম্বর সংগ্রহ করি না; পেমেন্ট কেবল আপনার অ্যাকাউন্টে দেখানো চ্যানেলের মাধ্যমেই হয়।
- সম্মতির রেকর্ড: সাইন আপে, জমা দেওয়ার সময় ও গ্রহণের সময় আপনার দেওয়া সময়চিহ্নিত ঘোষণা ও সম্মতি, সঙ্গে আপনাকে দেখানো পাঠ্যগুলোর সংস্করণসহ।
স্বাস্থ্য তথ্য ও অন্যান্য সংবেদনশীল তথ্য
স্বাভাবিক একটি আবেদনের অংশ হিসেবে আমরা স্বাস্থ্য তথ্য বা অন্য কোনো বিশেষ শ্রেণির তথ্য চাই না। কদাচিৎ কোনো গন্তব্য দেশ বা প্রতিষ্ঠান ভিসা বা নিবন্ধনের ধাপে নির্দিষ্ট কিছু চায়, যেমন একটি মেডিকেল সনদ। সেক্ষেত্রে ঠিক কী দরকার এবং কেন দরকার তা আমরা আপনাকে বলি, কেবল আপনার স্পষ্ট সম্মতিতে এবং কেবল সেই প্রয়োজনের জন্যই তা প্রক্রিয়া করি, আর প্রয়োজন ফুরালে তা মুছে ফেলি। আপনি অস্বীকার করতে পারেন; তখন সংশ্লিষ্ট প্রয়োজনের ক্ষেত্রে সেই অস্বীকৃতির মানে কী তা আমরা ব্যাখ্যা করি।
আমরা কেন আপনার তথ্য ব্যবহার করি, আর কোন আইনি ভিত্তিতে
- আপনার অ্যাকাউন্ট চালাতে এবং আপনি যে সেবার জন্য সাইন আপ করেছেন তা দিতে, যার মধ্যে আছে আপনার আবেদন মেলানো, প্রস্তুত ও জমা করা, উত্তর পৌঁছে দেওয়া এবং গ্রহণ-পরবর্তী সহায়তা দেওয়া: আপনার সঙ্গে আমাদের চুক্তি সম্পাদন।
- পরিচয় ও ডকুমেন্ট যাচাই করতে, জালিয়াতি ঠেকাতে এবং প্ল্যাটফর্ম সুরক্ষিত রাখতে: একটি সৎ, নিরাপদ সেবায় আমাদের বৈধ স্বার্থ এবং কিছু ক্ষেত্রে আইনি বাধ্যবাধকতা।
- হিসাব, কর, সম্মতি ও বিরোধের রেকর্ড রাখতে: আইনি বাধ্যবাধকতা এবং আইনি দাবি প্রতিষ্ঠা ও প্রতিরক্ষায় আমাদের বৈধ স্বার্থ।
- বৃত্তি, সময়সীমা ও সেবা নিয়ে ঐচ্ছিক খবর পাঠাতে: আপনার সম্মতি, যা আপনি যেকোনো সময় প্রত্যাহার করতে পারেন।
- সেবা উন্নত করতে: আমাদের বৈধ স্বার্থ, যতটা সম্ভব সমষ্টিগত বা পরিচয়হীন তথ্য ব্যবহার করে।
স্বয়ংক্রিয় সিদ্ধান্ত গ্রহণ
প্রোফাইল মেলানোর কাজে সফটওয়্যার সাহায্য করে, তবে আপনার জন্য গুরুত্বপূর্ণ প্রতিটি সিদ্ধান্তে একজন মানুষ জড়িত: পরামর্শদাতা ও কর্মীরা ফাইল দেখেন, প্রতিষ্ঠানগুলো ভর্তি ও বৃত্তির সিদ্ধান্ত নেয়, আর প্রতিটি ফলাফল একজন মানুষই আপনার অ্যাকাউন্টে প্রকাশ করেন। সাইটের যোগ্যতা যাচাই একটি দিকনির্দেশনামূলক টুল, কোনো সিদ্ধান্ত নয়। আপনার সম্পর্কে আইনি বা সমতুল্য গুরুত্বপূর্ণ প্রভাব ফেলে এমন কোনো সিদ্ধান্ত কেবল স্বয়ংক্রিয় উপায়ে নেওয়া হয় না।
আন্তর্জাতিক স্থানান্তর
আপনার তথ্য যুক্তরাজ্যে সংরক্ষিত থাকে। আপনার আবেদন গন্তব্য দেশের প্রতিষ্ঠানের কাছে উপস্থাপন করা হলে আপনার তথ্য সেসব দেশে যায়: আপনার সঙ্গে আমাদের চুক্তি সম্পাদনের জন্য সেই স্থানান্তর প্রয়োজন, কারণ আপনি ঠিক সেটিই আমাদের করতে বলেছেন। গন্তব্য দেশগুলোর তথ্য সুরক্ষা আইন যুক্তরাজ্যের আইন থেকে আলাদা হতে পারে; প্রতিটি আবেদনের জন্য যা যা দরকার আমরা কেবল ততটুকুই পাঠাই।
আমাদের নিজেদের সেবাদাতারা যুক্তরাজ্যের আইনে স্বীকৃত সুরক্ষাব্যবস্থাসহ চুক্তির অধীনে তথ্য প্রক্রিয়া করে।
আমরা কখনো আপনার ব্যক্তিগত তথ্য বিক্রি করি না, এবং কখনো বিজ্ঞাপন নেটওয়ার্কের সঙ্গে ভাগ করি না।
আমরা কতদিন তথ্য রাখি
- চুক্তি, সম্মতি, পেমেন্ট, অভিযোগ ও ফলাফলের রেকর্ড: আপনার অ্যাকাউন্ট বন্ধ হওয়ার পর 6 বছর, যে সময়ের মধ্যে আইনি দাবি উঠতে ও তার প্রতিরক্ষা হতে পারে।
- আবেদনের ডকুমেন্ট ও বার্তা: আপনার অ্যাকাউন্ট বন্ধ হওয়ার 12 মাসের মধ্যে মুছে ফেলা বা পরিচয়হীন করা হয়।
- যেসব সাইন আপ কখনো যাচাই বা সম্পূর্ণ হয় না: 6 মাসের মধ্যে মুছে ফেলা হয়।
- ব্যাকআপ: এনক্রিপ্ট করা এবং একটি নির্দিষ্ট সূচি অনুযায়ী স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাদ দেওয়া হয়।
আপনার অধিকার
তথ্য সুরক্ষা আইনের অধীনে আপনি পারেন:
- আপনার সম্পর্কে আমাদের কাছে থাকা ব্যক্তিগত তথ্য দেখতে।
- ভুল বা অসম্পূর্ণ তথ্য সংশোধন করতে।
- যেসব তথ্য রাখার আর প্রয়োজন নেই সেগুলো মুছে ফেলার অনুরোধ করতে।
- নির্দিষ্ট কিছু প্রক্রিয়াকরণ সীমিত করতে বা তাতে আপত্তি জানাতে।
- আপনার দেওয়া তথ্যের একটি বহনযোগ্য কপি পেতে।
- যেকোনো সম্মতি যেকোনো সময় প্রত্যাহার করতে, তার আগে আইনসম্মতভাবে যা করা হয়েছে তাতে প্রভাব না ফেলে।
কীভাবে সেগুলো প্রয়োগ করবেন
ঠিকানায় লিখুন অথবা যোগাযোগ পাতা ব্যবহার করুন। আমরা আগে আপনার পরিচয় যাচাই করি, যাতে অন্য কেউ আপনার অধিকার আপনার বিরুদ্ধে ব্যবহার করতে না পারে, আর আমরা এক মাসের মধ্যে উত্তর দিই; জটিল অনুরোধের ক্ষেত্রে আইন আরও দুই মাস সময় দেয়, এবং সেটি দরকার হলে আমরা আপনাকে জানাই। আপনার অধিকার প্রয়োগ করা বিনামূল্যে।
আপনি যেকোনো সময় যুক্তরাজ্যের Information Commissioner's Office (ICO) এবং আপনার নিজের দেশের তথ্য সুরক্ষা কর্তৃপক্ষের কাছেও অভিযোগ করতে পারেন।
ঐচ্ছিক খবর
সাইন আপের সময় আপনি ঠিক করেন PolyGrants আপনার বেছে নেওয়া যোগাযোগ মাধ্যমে বৃত্তি, সময়সীমা ও সেবা নিয়ে দরকারি খবর পাঠাতে পারবে কি না। এটি ঐচ্ছিক, এটি কখনো আপনার আবেদনের শর্ত নয়, আর আপনি যেকোনো সময় সেটিংস থেকে বা সহায়তা দলকে বলে তা বন্ধ করতে পারেন। আপনার নিজের ফাইল নিয়ে সেবা সংক্রান্ত বার্তা (ফলাফল, অনুরোধ, নিরাপত্তা) বিপণন নয় এবং আপনার অ্যাকাউন্ট থাকা পর্যন্ত সেগুলো চলতে থাকে।
18 বছরের কম বয়সী আবেদনকারী
16 বছরের কম বয়সে সেবাটি পাওয়া যায় না। 16 বা 17 বছর বয়সী আবেদনকারীদের পিতামাতা বা আইনি অভিভাবকের সম্মতি লাগে, আর কোনো অফার গ্রহণ করতেও তার নিশ্চিতকরণ দরকার। যে তথ্য তাদের সম্পর্কিত, তার উপর অভিভাবকদের অধিকার আবেদনকারীদের মতোই।
আমরা কীভাবে তথ্য সুরক্ষিত রাখি
পরিবহনের সময় এনক্রিপশন, কড়া প্রবেশ নিয়ন্ত্রণ, সংবেদনশীল কাজের অডিট লগ এবং ন্যূনতম সুবিধার নীতি আপনার তথ্য সুরক্ষিত রাখে। কর্মী ও পার্টনার অফিস কেবল তাদের দায়িত্বে যতটুকু দরকার ততটুকুতেই প্রবেশ করে। কোনো ব্যবস্থাই নিখুঁতভাবে নিরাপদ নয়; কোনো নিরাপত্তা লঙ্ঘন কখনো আপনাকে ঝুঁকিতে ফেললে আইন যেমন দাবি করে আমরা আপনাকে এবং উপযুক্ত কর্তৃপক্ষকে জানাব।
এই বিজ্ঞপ্তির পরিবর্তন
আমাদের প্রক্রিয়াকরণ বদলালে আমরা এই বিজ্ঞপ্তি হালনাগাদ করি, আর উপরের তারিখটি সবসময় সবশেষ সংস্করণ দেখায়। গুরুত্বপূর্ণ পরিবর্তন কার্যকর হওয়ার আগে সেবার মধ্যে ঘোষণা করা হয়।
যোগাযোগ
, যোগাযোগ পাতা, অথবা PolyGrants Ltd, 128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom।