اطلاعیه حریم خصوصی
درخواست برای تحصیل در خارج از کشور یعنی سپردن اطلاعات شخصی به ما. این اطلاعیه بهروشنی و بهطور کامل توضیح میدهد که PolyGrants چه چیزی گردآوری میکند، چرا، چه کسانی آن را دریافت میکنند، کجا ذخیره میشود، چه مدت نگه داشته میشود، و شما چه حقوقی نسبت به آن دارید.
چه کسی مسئول دادههای شماست
PolyGrants Ltd، یک شرکت با مسئولیت محدود خصوصی که در انگلستان و ولز با شماره ثبت شرکت 16951447 به ثبت رسیده و دفتر ثبتشده آن در 128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom قرار دارد، کنترلکننده داده برای پردازشهای توصیفشده در این اطلاعیه است: این شرکت تصمیم میگیرد که چرا و چگونه دادههای شخصی شما استفاده شود.
برای پرسشها و درخواستهای مربوط به حریم خصوصی، به بنویسید، از صفحه تماس استفاده کنید، یا نامهای به دفتر ثبتشده بفرستید. ما افسر رسمی حفاظت از دادهها منصوب نکردهایم؛ همان نشانی تماس حریم خصوصی که در بالا آمده به هر درخواستی رسیدگی میکند.
پس از آنکه درخواست شما به یک مؤسسه ارسال شد، آن مؤسسه آن را بر پایه قواعد خود پردازش میکند و مسئول استفاده خود از دادههای شما میشود. دفاتر همکار و ارائهدهندگان خدمات بر پایه دستورهای PolyGrants عمل میکنند.
دادههایی که گردآوری میکنیم
هر چه نزد ماست از خود شما، از استفاده شما از سرویس، یا از مؤسسههایی که به درخواست شما پاسخ میدهند میآید:
- هویت و تماس: عنوان، نامها، جنسیت، تاریخ تولد، ملیت، زبان مورد نظر، ایمیل، شماره تلفن یا WhatsApp، و روش تماس انتخابی شما.
- حساب کاربری و امنیت: رمز عبور شما (تنها به شکل محافظتشده ذخیره میشود)، کدهای تأیید، فعالیت ورود و گزارشهای امنیتی.
- محتوای درخواست: سوابق تحصیلی، مدارک، سطح زبانها، اهداف تحصیلی، وضعیت خانوادگی و مالی (به شکل بازههایی که انتخاب میکنید)، دستاوردها، و پاسخهایی که میدهید.
- مدارک: مدرک هویتی یا گذرنامه، مدارک تحصیلی، ریزنمرات، رزومه، انگیزهنامه، عکس، گواهیها، توصیهنامهها و، برای متقاضیان 16 یا 17 ساله، رضایتنامه امضاشده سرپرست.
- دادههای سرپرست (متقاضیان 16 یا 17 ساله): نام، امضا و اطلاعات تماس سرپرست، که برای رضایت و برای مسئولیت مشترک پرداخت هزینه توصیفشده در شرایط خدمات به کار میرود.
- ارتباطات: پیامهای شما با مشاوران در سرویس و، اگر WhatsApp را انتخاب کنید، پیامهای مبادلهشده در آنجا.
- پرداختها: مبالغ، تاریخها، کانال استفادهشده و رسیدها. ما هرگز شماره کارت گردآوری نمیکنیم؛ پرداختها تنها از راه کانالهای نمایشدادهشده در حساب کاربری شما انجام میشود.
- سوابق رضایت: اعلامها و رضایتهای زمانداری که هنگام ثبتنام، هنگام ارسال و هنگام پذیرش میدهید، همراه با نسخه متنهایی که به شما نمایش داده شده است.
دادههای سلامت و دیگر دادههای حساس
ما دادههای سلامت یا هیچ داده حساس دیگری را بهعنوان بخشی از یک درخواست عادی نمیخواهیم. بهندرت، یک کشور مقصد یا یک مؤسسه در مرحله ویزا یا ثبتنام مورد مشخصی را لازم میداند، برای مثال یک گواهی پزشکی. در آن صورت دقیقاً به شما میگوییم چه چیزی لازم است و چرا، آن را تنها با رضایت صریح شما و تنها برای همان الزام پردازش میکنیم، و وقتی دیگر لازم نبود آن را حذف میکنیم. میتوانید خودداری کنید؛ در آن صورت توضیح میدهیم که خودداری برای آن الزام چه معنایی دارد.
چرا از دادههای شما استفاده میکنیم، و بر چه مبنای قانونی
- برای اداره حساب کاربری شما و ارائه سرویسی که برای آن ثبتنام کردهاید، از جمله تطبیق، آمادهسازی و ارسال درخواست شما، رساندن پاسخها و ارائه پشتیبانی پس از پذیرش: اجرای قرارداد ما با شما.
- برای تأیید هویت و مدارک، پیشگیری از تقلب و حفظ امنیت پلتفرم: منفعت مشروع ما در یک سرویس صادق و امن و، در برخی موارد، تکلیف قانونی.
- برای نگهداری سوابق حسابداری، مالیاتی، رضایت و اختلاف: تکلیف قانونی، و منفعت مشروع ما در اثبات و دفاع از ادعاهای حقوقی.
- برای فرستادن خبرهای اختیاری درباره بورسیهها، مهلتها و سرویس: رضایت شما، که هر زمان میتوانید آن را پس بگیرید.
- برای بهبود سرویس: منفعت مشروع ما، با استفاده از اطلاعات تجمیعشده یا غیرقابلشناسایی هر جا که ممکن باشد.
تصمیمگیری خودکار
تطبیق پروفایل با کمک نرمافزار انجام میشود، اما در هر تصمیمی که برای شما اهمیت دارد یک انسان دخیل است: مشاوران و کارکنان پروندهها را بررسی میکنند، مؤسسهها درباره پذیرش و اعطاها تصمیم میگیرند، و هر نتیجه به دست یک نفر در حساب کاربری شما منتشر میشود. بررسی شرایط در سایت یک ابزار راهنماست، نه یک تصمیم. هیچ تصمیمی که آثار حقوقی یا آثار مشابهاً مهمی درباره شما داشته باشد، تنها با ابزارهای خودکار گرفته نمیشود.
انتقالهای بینالمللی
دادههای شما در بریتانیا ذخیره میشود. وقتی درخواست شما به مؤسسههای کشورهای مقصد ارائه میشود، دادههای شما به آن کشورها میرود: آن انتقال برای اجرای قرارداد ما با شما لازم است، چون دقیقاً همان کاری است که از ما خواستهاید. قوانین حفاظت از دادهها در کشورهای مقصد ممکن است با قانون بریتانیا فرق داشته باشد؛ ما تنها آنچه را که هر درخواست ایجاب میکند میفرستیم.
ارائهدهندگان خدمات خودِ ما دادهها را بر پایه قراردادهایی پردازش میکنند که تضمینهای شناختهشده در قانون بریتانیا را در بر دارد.
ما هرگز دادههای شخصی شما را نمیفروشیم، و هرگز آن را با شبکههای تبلیغاتی به اشتراک نمیگذاریم.
چه مدت دادهها را نگه میداریم
- سوابق قرارداد، رضایت، پرداخت، شکایت و نتیجه: 6 سال پس از بسته شدن حساب کاربری شما، دورهای که در آن ادعاهای حقوقی میتواند پدید آید و از آنها دفاع شود.
- مدارک و پیامهای درخواست: ظرف 12 ماه پس از بسته شدن حساب کاربری شما حذف یا ناشناس میشود.
- ثبتنامهایی که هرگز تأیید یا کامل نمیشود: ظرف 6 ماه حذف میشود.
- نسخههای پشتیبان: رمزنگاریشده و بهطور خودکار در یک زمانبندی ثابت از چرخه خارج میشود.
حقوق شما
بر پایه قانون حفاظت از دادهها میتوانید:
- به دادههای شخصیای که درباره شما نگه میداریم دسترسی پیدا کنید.
- دادههای نادرست یا ناقص را اصلاح کنید.
- حذف دادههایی را که دیگر نیازی به نگهداریشان نداریم بخواهید.
- برخی پردازشها را محدود کنید یا به آنها اعتراض کنید.
- نسخهای قابل انتقال از دادههایی را که ارائه کردهاید دریافت کنید.
- هر رضایتی را هر زمان پس بگیرید، بدون آنکه بر آنچه پیش از آن قانوناً انجام شده اثری بگذارد.
چگونه آنها را اعمال کنید
به بنویسید یا از صفحه تماس استفاده کنید. ما نخست هویت شما را تأیید میکنیم تا کس دیگری نتواند حقوق شما را علیه خودتان به کار ببرد، و ظرف یک ماه پاسخ میدهیم؛ برای درخواستهای پیچیده قانون دو ماه بیشتر اجازه میدهد، و اگر به آن نیاز داشته باشیم به شما میگوییم. اعمال حقوق شما رایگان است.
همچنین میتوانید هر زمان به دفتر کمیسر اطلاعات بریتانیا (Information Commissioner's Office, ICO) و به مرجع حفاظت از دادههای کشور خودتان شکایت کنید.
خبرهای اختیاری
هنگام ثبتنام انتخاب میکنید که آیا PolyGrants میتواند از راه روش تماس انتخابی شما، خبرهای سودمندی درباره بورسیهها، مهلتها و سرویس برایتان بفرستد. این کار اختیاری است، هرگز شرطی برای درخواست شما نیست، و هر زمان میتوانید در تنظیمات خود یا با گفتن به پشتیبانی آن را متوقف کنید. پیامهای خدماتی درباره پرونده خودتان (نتایج، درخواستها، امنیت) بازاریابی نیست و تا زمانی که حساب کاربری شما وجود دارد ادامه مییابد.
متقاضیان زیر 18 سال
سرویس برای زیر 16 سال در دسترس نیست. متقاضیان 16 یا 17 ساله به رضایت پدر، مادر یا سرپرست قانونی نیاز دارند، که تأیید او برای پذیرفتن یک پیشنهاد هم لازم است. سرپرستان نسبت به دادههایی که به آنها مربوط است، همان حقوق دادهای متقاضیان را دارند.
چگونه از دادهها محافظت میکنیم
رمزنگاری در حین انتقال، کنترلهای سختگیرانه دسترسی، ثبت گزارش اقدامات حساس و اصل کمترین دسترسی از دادههای شما محافظت میکند. کارکنان و دفاتر همکار تنها به آنچه نقششان ایجاب میکند دسترسی دارند. هیچ سامانهای کاملاً امن نیست؛ اگر روزی نقضی شما را در معرض خطر قرار دهد، همانگونه که قانون ایجاب میکند به شما و به مراجع صلاحیتدار اطلاع خواهیم داد.
تغییرهای این اطلاعیه
وقتی پردازشهای ما تغییر کند این اطلاعیه را بهروز میکنیم، و تاریخ بالای صفحه همیشه تازهترین نسخه را نشان میدهد. تغییرهای اساسی پیش از اعمال، از راه سرویس اعلام میشود.
تماس
، صفحه تماس، یا PolyGrants Ltd, 128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom.